Podmioty bez NIP a obowiązkowy KSeF – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawiło się wiele pytań dotyczących sytuacji podmiotów, które dotychczas nie posługiwały się numerem NIP. Wątpliwości dotyczą w szczególności osób prowadzących działalność nierejestrową, najem prywatny, a także niektórych jednostek o specyficznym charakterze, takich jak np. gospodarstwa agroturystyczne czy instytucje muzealne.

Ministerstwo Finansów odniosło się do tych zagadnień w odpowiedzi na interpelację poselską, przedstawiając istotne wyjaśnienia praktyczne.

Kiedy brak NIP może stać się problemem?

Co do zasady, wiele drobnych form aktywności – takich jak najem prywatny czy działalność nierejestrowa – może być prowadzonych bez rejestracji do VAT. W takich przypadkach osoby fizyczne posługują się numerem PESEL, a sprzedaż dokumentowana jest rachunkami lub innymi uproszczonymi dokumentami.

Sytuacja zmienia się jednak w momencie, gdy pojawia się obowiązek wystawienia faktury, a tym bardziej – faktury w systemie KSeF. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF wymaga posiadania numeru NIP, niezależnie od tego, czy dana osoba jest czynnym podatnikiem VAT.

Oznacza to, że podmioty dotychczas nieposiadające NIP, które zostaną zobowiązane do wystawienia faktury (np. na żądanie kontrahenta będącego przedsiębiorcą), będą musiały wystąpić o nadanie numeru NIP.

Jak uzyskać NIP przy działalności nierejestrowanej?

Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrową, które będą musiały wystawić fakturę, mogą uzyskać NIP pod warunkiem złożenia zgłoszenia VAT-R wraz z wnioskiem o nadanie NIP (formularz NIP-7). W takim przypadku numer NIP zostanie nadany mimo braku klasycznej rejestracji działalności gospodarczej.

Warto również zaznaczyć, że obowiązek pełnego korzystania z KSeF dla najmniejszych podmiotów będzie w praktyce odroczony.

Okres przejściowy i limit 10 000 zł

Ministerstwo Finansów wskazuje, że w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF będą mogli nadal wystawiać faktury poza systemem (papierowe lub elektroniczne), o ile łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto.

W praktyce oznacza to, że wiele osób prowadzących drobną działalność nierejestrową lub najem prywatny, które sporadycznie wystawiają faktury, nie będzie musiało od razu występować o NIP. Obowiązek ten w większości przypadków pojawi się dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Czy przewidziano wyjątki od KSeF?

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że przepisy przewidują określone wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF. Dotyczą one m.in.:

• faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

• podatników niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• określonych procedur szczególnych (np. OSS, IOSS),

• wybranych dokumentów, takich jak bilety, paragony uznane za faktury czy niektóre usługi zwolnione z VAT.

Nie wprowadzono natomiast ogólnego wyłączenia dla takich działalności jak agroturystyka czy działalność muzealna – decydujące znaczenie ma obowiązek wystawienia faktury, a nie sama forma działalności.

Gdzie szukać wsparcia i informacji?

Ministerstwo Finansów prowadzi szerokie działania informacyjne związane z wdrożeniem KSeF, w tym szkolenia, spotkania informacyjne oraz udostępnia bezpłatne narzędzia (Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna, e-mikrofirma).

Dostępne są również:

• infolinia KAS,

• formularz kontaktowy,

• czat online,

• a w przyszłości także możliwość umówienia wizyty w urzędzie skarbowym w celu uzyskania wsparcia przy obsłudze systemu.

Podsumowanie

• KSeF wymaga posługiwania się numerem NIP – także w przypadku działalności nierejestrowanej czy najmu prywatnego.

• Brak NIP nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury w KSeF, jeśli taki obowiązek powstanie.

• Dla najmniejszych podmiotów przewidziano okres przejściowy i limit 10 000 zł miesięcznie.

• Warto odpowiednio wcześnie przygotować się do zmian i sprawdzić, czy w danym przypadku konieczne będzie uzyskanie NIP.

Jeżeli masz wątpliwości, jak nowe przepisy wpłyną na Twoją sytuację – zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym OPTIMUM w Piwnicznej-Zdroju. Pomożemy ocenić obowiązki i dobrać właściwe rozwiązanie.