Checklisty kadrowo-księgowe – styczeń 2026

Co koniecznie trzeba dopilnować na starcie roku

Styczeń to jeden z najbardziej intensywnych miesięcy w pracy działów kadr i księgowości. Nowy rok oznacza nie tylko świeże przepisy i kolejne wyzwania (w tym przygotowania do KSeF), ale też długą listę obowiązków z konkretnymi, nieprzekraczalnymi terminami.

Aby uniknąć nerwowych końcówek miesiąca, korekt i niepotrzebnych wyjaśnień z urzędami, warto oprzeć się na dobrze przygotowanej checkliście. Poniżej zebraliśmy najważniejsze obowiązki, o których w styczniu 2026 r. nie można zapomnieć.

 

Najważniejsze terminy na przełomie stycznia i lutego 2026 r.

Deklaracje podatkowe i obowiązki wobec urzędu skarbowego

(Ustawowy termin 31 stycznia – w 2026 r. faktycznie do 2 lutego)

• PIT-11 – elektroniczne przekazanie informacji do urzędu skarbowego

• PIT-4R – roczna deklaracja pobranych zaliczek na PIT

• PIT-8AR – deklaracja podatku zryczałtowanego (jeżeli dotyczy)

• PIT-8C – informacja o niektórych dochodach (jeśli występuje)

• Zachowanie i archiwizacja UPO jako potwierdzenia wysyłki

• DN-1 – deklaracja na podatek od nieruchomości (jeżeli dotyczy)

Warto pamiętać, że PIT-11 najpierw trafia do urzędu skarbowego, a dopiero później – do pracownika. W 2026 r. termin przekazania PIT-11 do US upływa 2 lutego, natomiast pracownik powinien otrzymać dokument do końca lutego.

 

Obowiązki wobec ZUS

• Zgłoszenie do Małego ZUS Plus – termin graniczny: 31.01.2026 r.

• Sprawdzenie, czy występuje obowiązek złożenia ZUS IWA

• Złożenie ZUS IWA za 2025 r. – do 2 lutego 2026 r.

ZUS IWA ma wpływ na indywidualną stopę procentową składki wypadkowej, dlatego pominięcie tego obowiązku może skutkować nieprawidłowym naliczeniem składek.

 

Kadry i płace – zamknięcie roku 2025

• Przekazanie informacji o nietworzeniu ZFŚS oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego

• Zamknięcie list płac za 2025 r.

• Weryfikacja danych pracowników (PESEL, adres, rezydencja podatkowa)

• Sprawdzenie limitów rocznych (ulgi podatkowe, składki, PPK – jeśli dotyczy)

• Analiza zakończonych w 2025 r. umów cywilnoprawnych

• Sprawdzenie uprawnień do ulg (np. ulga dla młodych, powrót z zagranicy)

• Zaplanowanie harmonogramu przekazania PIT-11 pracownikom

 

Organizacja i procedury wewnętrzne

• Przygotowanie lub aktualizacja procedury wydawania PIT-11

• Ustalenie kanału komunikacji z pracownikami (mail, system kadrowy, forma papierowa)

• Przygotowanie informacji dla pracowników dotyczącej rozliczeń rocznych

• Archiwizacja dokumentacji kadrowo-płacowej za 2025 r.

• Weryfikacja aktualności pełnomocnictw (UPL-1, PPO-1)

 

O czym szczególnie warto pamiętać

• Jeżeli termin ustawowy wypada w sobotę lub dzień wolny – przesuwa się na kolejny dzień roboczy

• Mały ZUS Plus nie podlega przesunięciu terminu – 31 stycznia jest ostateczny

• UPO to jedyny dowód skutecznego złożenia deklaracji

• Liczy się data wysyłki i potwierdzenie, nie data przygotowania dokumentu

• Deklaracje PIT składane są wyłącznie elektronicznie

• Brak ZUS IWA może skutkować błędną stopą składki wypadkowej

• Nawet drobny błąd w danych pracownika oznacza korekty i dodatkową pracę

 

Styczeń nie daje taryfy ulgowej. Dobra organizacja, checklisty i jasne procedury pozwalają spokojnie zamknąć obowiązki i uniknąć nerwowych sytuacji na ostatnią chwilę.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr, płac lub rozliczeń rocznych — warto działać z wyprzedzeniem.