KSeF a ceny usług księgowych – czy automatyzacja naprawdę obniży koszty?

Wprowadzenie KSeF w praktyce biur rachunkowych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało być jednym z najważniejszych kroków w cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. W teorii automatyzacja fakturowania i cyfrowy obieg dokumentów miały uprościć pracę przedsiębiorców i księgowych.

Wielu przedsiębiorców zakładało więc, że wdrożenie KSeF doprowadzi do przyspieszenia pracy księgowości oraz obniżenia kosztów obsługi księgowej.

Praktyka pokazuje jednak, że rzeczywistość wygląda bardziej złożenie. W wielu przypadkach wdrożenie systemu oznacza nowe obowiązki, dodatkowe procesy kontrolne oraz większą odpowiedzialność podatkową.

 

Ograniczenia techniczne KSeF a praca biura rachunkowego

Jednym z problemów, z którymi spotykają się biura rachunkowe, są ograniczenia techniczne związane z pobieraniem faktur z KSeF.

W wielu rozwiązaniach informatycznych obowiązują limity liczby dokumentów, które można pobrać w określonym czasie. Oznacza to, że nawet przy dobrej organizacji pracy zespołu księgowego nie zawsze można przyspieszyć przetwarzanie dokumentów.

Dodatkowo pojawia się kolejny aspekt – koszty oprogramowania księgowego. Część dostawców systemów nalicza opłaty za każdy dokument pobrany z KSeF lub podniosła ceny abonamentów związanych z obsługą systemu.

W efekcie wdrożenie nowych technologii nie zawsze oznacza oszczędność czasu i pieniędzy.

 

Duplikaty faktur w KSeF – nowy problem w księgowości

W okresie przejściowym bardzo często pojawia się zjawisko podwójnego obiegu dokumentów.

Faktura trafia do biura rachunkowego w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), a następnie pojawia się również w systemie KSeF.

W takiej sytuacji księgowy musi:

• porównać dokumenty,

• sprawdzić numer identyfikacyjny KSeF,

• upewnić się, że dokument nie jest korektą,

• wykluczyć możliwość podwójnego zaksięgowania.

Analiza takiego przypadku często zajmuje więcej czasu niż standardowe zaksięgowanie faktury.

 

Czy KSeF automatyzuje księgowość?

Jednym z najczęściej powtarzanych argumentów za wprowadzeniem KSeF była automatyzacja księgowości. W praktyce jednak system nie zastępuje analizy podatkowej.

Plik XML z KSeF zawiera dane dotyczące faktury, ale nie dostarcza wszystkich informacji potrzebnych do prawidłowego rozliczenia podatku.

System nie wskazuje między innymi:

• czy VAT można odliczyć w całości,

• czy obowiązuje ograniczenie odliczenia do 50%,

• czy wydatek ma charakter prywatny,

• kiedy powstaje obowiązek podatkowy,

• jakie oznaczenia należy zastosować w JPK.

Dlatego kluczową rolę nadal odgrywa analiza księgowego, który odpowiada za prawidłowe rozliczenie podatków przedsiębiorcy.

 

Jak KSeF wpływa na ceny usług księgowych?

W wielu biurach rachunkowych można dziś zauważyć, że obsługa tej samej firmy zajmuje więcej czasu niż wcześniej.

Wynika to z kilku czynników:

• zwiększonej liczby procesów kontrolnych,

• konieczności weryfikacji danych z różnych źródeł,

• większej odpowiedzialności podatkowej,

• rosnącej liczby obowiązków raportowych.

Jeżeli rośnie czas pracy, odpowiedzialność i ryzyko podatkowe, naturalną konsekwencją rynkową jest dostosowanie cen usług księgowych do nowych realiów.

 

Rola księgowego w erze KSeF

Współczesna księgowość coraz częściej polega nie tylko na ewidencji dokumentów, ale przede wszystkim na zarządzaniu bezpieczeństwem podatkowym przedsiębiorcy.

KSeF jest jednym z największych projektów cyfryzacji administracji skarbowej w Polsce i wymaga zarówno dostosowania systemów informatycznych, jak i zmiany sposobu współpracy między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi.

Dlatego rola księgowego jako doradcy i specjalisty od prawidłowych rozliczeń podatkowych będzie w najbliższych latach jeszcze bardziej istotna.

 

Biuro rachunkowe OPTIMUM w Piwnicznej-Zdroju – wsparcie w przygotowaniu do KSeF

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz przygotować swoją firmę do nowych obowiązków związanych z KSeF, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego biura rachunkowego.

Biuro Rachunkowe OPTIMUM w Piwnicznej-Zdroju pomaga przedsiębiorcom w:

• wdrożeniu KSeF w firmie,

• organizacji obiegu dokumentów,

• prawidłowym rozliczaniu podatków,

• przygotowaniu firmy do nowych obowiązków raportowych.